Séparer le repère de la référence technique
Un jeu change de détenteur et le gestionnaire ne sait plus combien d’exemplaires circulent. Un relevé des remises permet de repartir des faits : quel jeu, pour quels accès, confié à quelle personne autorisée ? Utilisez des repères neutres et conservez les références techniques dans un document distinct.
Documenter les remises et les restitutions
Notez la date, le destinataire et le cadre de la remise. Prévoyez une procédure de restitution pour un prestataire ou une mission temporaire. Une liste devient peu utile si les mouvements ne sont pas suivis. Le nombre de doubles commandés doit pouvoir être rapproché des jeux attribués et de la réserve maîtrisée.
Votre demande à Lyon
Précisez la fermeture, les clés disponibles et les conditions d’arrivée. Faites confirmer le délai, les travaux possibles et le devis.
Traiter une perte comme un événement d’accès
Lorsqu’une clé manque, notez les accès concernés et les circonstances avant de demander un double. Le gestionnaire pourra faire examiner les mesures possibles selon le système. Mettez le relevé à jour pour que la personne qui reprendra la gestion sache quels exemplaires restent connus.
Les informations à garder à portée de main
- Identifiants neutres des jeux.
- Responsables habilités et dates de remise.
- Documents techniques conservés séparément.